Hola a tothom. A Viladecans ens acabem d'enfrontar al primer informe d'estat de les actuacions de la nostra agenda urbana i ens agradaria conèixer com ho heu fet en altres municipis per tal d'aprendre mútuament.
En el nostre cas, la primera fase de l'agenda urbana ha estat una frase d'aprenentatge i, per tant, no havíem posat en marxa moltes de les eines de què disposem ara (plans de treball, informes d'avaluació, etc.).
El nostre procés ha estat aquest:
- Cada líder d'acció ha omplert una plantilla d'informe que recull dades qualitatives i quantitatives (també econòmiques) sobre l'estat d'execució de l'acció i dels objectius plantejats inicialment (plantilla adjunta).
- La tècnica d'agenda urbana ha unificat els comentaris en una fitxa (també seguint una plantilla) per cadascuna de les accions. Amb aquesta fitxa s'ha redactat un informe de tancament que fa una visió global del compliment de les accions per forma de treball i per objectiu, de manera que dóna una visió global del grau de compliment general de la primera fase (que nosaltres anomenem 0) de l'agenda.
- S'ha compartit aquest primer informe de tancament amb el cercle de seguiment de l'agenda. El Cercle de seguiment és un nou espai de governança que reuneix a l'Oficina tècnica encarregada d'acompanyar l'execució de l'agenda, al líder polític referent i als caps d'àmbit de l'ajuntament (entre d'altres) que es reuneix cada tres mesos per assegurar-se que l'execució de l'agenda és correcta o aplicar canvis en cas de ser necessari.
- Després de recollir el feedback del Cercle de seguiment, s'ha donat accés als líders d'acció (que van elaborar els informes inicials) a l'informe de tancament per tal que acabin de matissar les seves aportacions.
En aquest document també s'han recollit els aprenentatges i bones pràctiques a partir de les quals s'han modificat els documents de treball per a la següent fase de desplegament de l'Agenda que actualment estem constituint.
Esperem les vostres aportacions. Moltes gràcies!
Fitxers adjunts
Fitxa unificada609.97 KB
Hola!
Moltes gràcies! Molt interessant. Nosaltres encara estem treballant el disseny per establir una metodologia de seguiment àgil i operativa. De moment treballem amb smartsheet i quadres de comandament excel, combinants amb reunions trimestrals dels grups de seguiment i reunions bilaterals entre l'equip de coordinació de l'AU i els tècnics amb projectes i actuacions assignades.
Tinc varies preguntes al respecte:
1. Teniu disponible la versió completa de l'informe?
2. Quina és la periodicitat que heu marcat per elaborar-lo?
3. Hi ha una versió en obert (de cara a la ciutadania) i una versió ad intra (més tècnica, de cara a la organització i enfocada a la pròpia gestió interna del projecte?)
14-06-2023 - 14:10
Bon dia.
Doncs aleshores el vostre seguiment i el nostre va bastant en la mateixa línia ara mateix. Nosaltres fem reunions mensuals del que anomenem Grups motors, que són les reunions dels líders d'acció, i trimestralment amb el Cercle de seguiment, que inclou les direccions de servei i els polítics de referència.
Responent les teves preguntes:
1. Encara no tenim disponible l'informe perquè l'estem acabant de maquetar. Una de les coses que sempre tenim en compte és que els documents han de ser visualment atractius i acompanyats d'infografies per a la seva comprensió.
2. La periodicitat que hem marcat per fer l'informe de seguiment és anual i es presenta en una jornada oberta a la ciutadania on es fa rendiment de comptes de tots els plans estratègics municipals. De fet, aquest és el primer pas de les tres actualitzacions que realitzem anualment al voltant de l'agenda, perquè també actualitzem el pla operatiu (farem un article a finals del mes de juliol sobre això) i la mateixa agenda. Això vol dir que quan revisem l'estat de compliment, donem l'oportunitat de reflexionar sobre si les accions estan ben plantejades o cal canviar-les, i així actualitzem els documents, que considerem vius.
3. La versió que quedarà en obert serà una versió per a tothom. La nova governança de Viladecans marca la transparència com a prioritat i pensem que és important complir-ho. Això no vol dir que prèviament no s'hagi treballat perquè sigui obert a la ciutadania, al contrari. L'informe ha estat consultable durant un mes per a personal tècnic i referents polítics amb els comentaris literals que han fet els departaments tècnics. Però la diferència entre documents rau bàsicament en el fet que s'ha reescrit tot per fer-ho entenedor. El que sí queda com a material de consulta tècnica són els excels previs de revisió de cada activitat. Aquest és un històric que guardem per a consulta de treball.
Moltes gràcies per les preguntes i les aportacions. Quan tinguem el document consultable, ho farem saber!
22-06-2023 - 09:30