Encara que la comunitat està pensada com a entorn de treball restringit als usuaris validats o membres, s’ha previst una part pública accessible a tots els visitants del web o usuaris anònims, que poden accedir-hi a través de la seva URL.
Així doncs, l’espai de la comunitat té dos àmbits diferenciats:
- part pública, visible per qualsevol usuari d’internet.
- part restringida a usuaris validats o membres de la comunitat.
A banda, la comunitat té la possibilitat d’agrupar membres en grups de treball.
Un membre pot pertànyer a un o més grups de treball alhora. D’aquesta manera, tindrà accés, a més dels continguts de tota la comunitat, a aquells continguts específics dels grups de treball a què pertanyi.
La visibilitat dels continguts es fixa en el moment de crear cada peça de contingut. Per tant, quan un usuari crea un contingut pot decidir qui podrà veure’l. Segons el seu grau de privacitat, un contingut pot ser:
- Visible a tots els membres de la comunitat: Visible només per a membres validats a la comunitat. Aquesta és l’opció que apareix marcada per defecte quan qualsevol usuari crea un contingut nou.
- Restringit als grups de treball de la comunitat: Accessible només als membres d’un o diversos grups de treball, als quals està vinculat el contingut en qüestió. Relacionar el contingut amb els grups de treball també és útil per filtrar els continguts de cada grup i perquè els membres d’aquell grup de treball rebran les notificacions o avisos per correu quan hi hagi nous continguts d’aquell grup.
- Visible a usuaris anònims: Visible a qualsevol internauta que visiti el web (sigui o no membre de la comunitat).
Aquestes són les opcions que apareixen al final de la pantalla d’edició de qualsevol contingut.
Per defecte, qualsevol contingut creat és visible a tota la comunitat. Però si marquem algun grup de treball, ja es pot desactivar l’opció “Visible a tots els membres de la comunitat”, en el cas que aquell contingut no hagi de ser accessible a tots els membres de la comunitat sinó només als del grup del qüestió.
Encara que marquem un contingut com a visible a usuaris anònims, quedarà també publicat i visible a la part restringida i pels grups de treball.
Si el fem accessible a usuaris membres de la comunitat, podran veure’l els membres de qualsevol grup de treball (perquè tots ells són necessàriament membres de la comunitat).
En canvi, podem definir que un contingut sigui visible pels membres d’un grup de treball concret, però desmarcar l’opció “Visible a tots els membres de la comunitat” si no interessa que el contingut d’aquell grup sigui conegut per tots els membres de la comunitat.